LA STRUTTURA
L'Azienda ospedaliero-universitaria Careggi è il più grande ospedale policlinico di Firenze, uno dei principali in Italia, situato nell'area di Careggi, nella parte nord della città; essa nasce dall’integrazione del Sistema sanitario toscano e dell’Università degli Studi di Firenze ed è caratterizzato dallo svolgimento congiunto di attività assistenziali, didattiche e di ricerca. Eroga prestazioni di ricovero, specialistiche, ambulatoriali ed attività di emergenza e urgenza e persegue lo sviluppo dell’alta specializzazione. Negli ultimi anni il polo ospedaliero si è ampliato, inglobando nel 2008 anche l'ospedale pediatrico Meyer di Firenze, nella struttura di villa Ognissanti ristrutturata appositamente. Attualmente l’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Careggi, è la più grande della Toscana, dispiegata su una superficie di 74 ettari, dove lavorano 5.800 professionisti, è una città dedicata alla salute ed è considerata uno dei poli di eccellenza della sanità in Italia.
GLI OBIETTIVI
In concomitanza con l’ampliamento della struttura e il rifacimento dell’intero sistema informativo, l’Azienda ospedaliero-universitaria di Carreggi ha avvertito la necessità di realizzare uno strumento di gestione dell’accoglienza e delle attese in modo da minimizzare i disservizi causati dal prolungarsi dei tempi di attesa nell’area del Centro prelievi. L’obiettivo era duplice, ottimizzare la gestione del flusso degli utenti in coda agli sportelli e fornire ai pazienti la possibilità di azzerare il tempo perso in attesa del proprio turno attraverso la prenotazione web dell’orario di accesso al centro prelievi.
SOLUZIONE
Artexe ha fornito le proprie competenze per progettare e realizzare un sistema in grado di permettere all’utente di scegliere fra i 2 canali di accesso al centro prelievi: - ACCESSO DIRETTO: attraverso il modulo Centro Prelievi della piattaforma MR-YOU Enterprise® è stato possibile gestire i pazienti in sala d’attesa in maniera ottimale ed ordinata riducendo i tempi ed levando la qualità del servizio offerto - ACCESSO SU PRENOTAZIONE: mediante l’innovativo sistema PRELIEVO AMICO è possibile la prenotazione online dell’orario di accesso secondo slot orari che garantiscono l’annullamento dei tempi di attesa. L’utente, attraverso il sito web dell’ospedale, l’applicazione mobile (Smart Hospital) o i totem posizionati all’ingresso della sala d’attesa ha la possibilità di ricevere conferma della propria prenotazione sia via email che via SMS. La prima soluzione proposta permette una gestione efficiente ed efficace degli accessi diretti al centro prelievi e il monitoraggio puntuale dello stato delle code in sala d’attesa. La seconda invece permette, da una parte, all’amministratore di sistema (ospedale) la creazione e la gestione di slot orari prenotabili online per ottimizzare l’accesso al centro prelievi, oltre al monitoraggio puntuale della situazione attraverso report real time; e, dall’altra, permette agli utenti (pazienti), previa registrazione tramite username e password, di gestire in completa autonomia le proprie prenotazioni scegliendo gli orari a loro più congeniali così da annullare i tempi di attesa.
RISULTATI
Dei 600 utenti giornalieri gestiti dal centro prelievi, in poche settimane si è passati dalle 30 prenotazioni effettuate on-line al giorno alle 100 attuali con notevoli riduzioni delle attese anche per chi effettua l’accesso diretto. L’azienda riferisce che nei prossimi mesi, dato l’entusiasmo degli utenti, aumenterà il numero di slot prenotabili ben oltre i 100 attuali. A ulteriore testimonianza dell’utilità della soluzione proposta, dopo un periodo di prova di qualche settimana, l’Azienda ospedaliero-universitaria di Careggi ha deciso di allargare il servizio PRELIEVO AMICO ad altre agende, pertanto gli utenti attualmente possono utilizzare il servizio per: prenotazione prelievi, consegna campioni biologici, curve glicemiche od insulinemiche e ritiro referti.
THE STRUCTURE
The University Hospital Careggi is the largest hospital in Florence, one of the largest in Italy, located in the Careggi, in the north of the city; it results from the integration of the health Tuscan system and University of Florence and is characterized by the performance welfare, teaching and research activities. It provides services for hospitalization, specialist outpatient and emergency activities and pursues the development of high specialization. In recent years, the hospital has expanded, incorporating in 2008 also the pediatric hospital Meyer in Florence.
Currently the University Hospital Careggi, is the largest in Tuscany, deployed over an area of 74 hectares, which employs 5,800 professionals, is a city dedicated to health and is considered one of the centers of excellence of the Italian health.
OBJECTIVES
In conjunction with the expansion of the facility and the renovation of the entire information system, the University Hospital Careggi felt the need to create a tool of reception and expectations management in order to minimize the inefficiencies caused by the extend waiting times at Laboratories. The aim was twofold, optimize the flow management of users queuing at the counters and provide patients the ability to reset the time lost in waiting their turn through the web booking.
SOLUTION
Artexe has provided its expertise to design and implement a system that will allow the user to choose between the two channels of access to the laboratories:
– DIRECT ACCESS: Through the module Laboratory of platform MR-YOU Enterprise® was possible to manage patients in the waiting room optimally and orderly reducing the time and raising the quality of service.
– ACCESS BY RESERVATION: through the innovative PRELIEVO AMICO, it is possible booking online the access according to time slots scheduled that guarantee the annulment of waiting times. The users, through the website of the hospital, the mobile application (Smart Hospital) or totems located at the entrance of the waiting room have the option of receiving their booking confirmation both email and SMS.
The first solution allows an efficient management of access to thelaboratories and detailed monitoring of queues status in the waiting room.
The second one allows to the system administrator (hospital) the creation and management of times slot bookable online to optimize access to the analisis center, besides a punctual monitoring of the situation through real-time reporting; and, secondly, it allows users (patients) after registration with a username and password, to manage in complete autonomy their reservations by choosing times to them more congenial to nullify waiting times.
RESULTS
Of the 600 daily users managed by the analisis center, in a few weeks it moved from 30 reservations made online per day to the current 100 with significant reduction in expectations for who does the direct access. The hospital reported that in the next months, since the enthusiasm of users, will be increased the number of slots booked.
As further proof of the utility of the proposed solution, after a trial period of a few weeks, the University Hospital Careggi has decided to expand the PRELIEVO AMICO service to other agendas, so users can now use the service to: booking withdrawals, delivering biological samples, plasma insulin and glucose curves moniting or getting medical reports